Terugblik op Kerk2013

Tags: Misc

For my english readers: this post concerns a Dutch conference that I helped organize and that had little to do with Scrum. But don't worry, my next post will be about Scrum again :)

Afgelopen zaterdag, 9 november 2013, was Kerk2013; hét interkerkelijke congres over kerk, social media en internet. Als één van de mede-organisatoren en initiatiefnemers van Kerk2013 (en Kerk2012) heb ik de congresdag als één groot feest ervaren. Ik heb de hele dag met een grote 'smile' rondgelopen. Dat was niet moeilijk met zoveel vrolijke bezoekers, enthousiaste vrijwilligers en interessante sponsoren. In deze blog wil ik kort terugkijken op deze congresdag en hoe dit tot stand is gekomen.

Ambitieuze doelstellingen

Het organiseren van Kerk2013 was aanzienlijk meer werk dan Kerk2012. Dat kwam vooral doordat we al vroeg in de voorbereiding een aantal ambitieuze doelstellingen hebben gesteld. Ten eerste wilden we groeien in het aantal bezoekers, voornamelijk om een groter publiek te bereiken en om de discussie breder te trekken. Concreet wilden we van 150 naar 250 bezoekers. Het zou mooi zijn als daar meer jongeren tussen zouden zitten en het congres als geheel meer interkerkelijk zou worden. Ten tweede wilden we de organisatie professioneler opzetten, met meer mensen en met minder stress aan het eind van de rit. Op inhoudelijk vlak wilden we meer werken vanuit een visie op de toekomst (Het Nieuwe Kerken), en van daaruit het programma invullen. Op die manier konden we tegemoet komen aan een kritiek op het programma van vorig jaar, waarbij workshops nog heel verkennend en soms wat theoretisch waren. Bovendien zorgde dit thematisch gezien voor een duidelijkere rode draad. Tenslotte wilden we de dag feestelijker en dynamischer maken dan vorig jaar.

Alhoewel de evaluatie door bezoekers nog loopt, is mijn indruk tot dusver dat we in onze doelstellingen zijn geslaagd. Het aantal bezoekers is uitgekomen op 260. Daar zaten aanzienlijk meer jongeren tussen, mede door de komst van 30 studenten theologie van Windesheim. Ook verschillende geloofsgemeenschappen waren meer nadrukkelijk vertegenwoordigd. De organisatie van de dag is behoorlijk vloeiend verlopen (met wat kleine problemen met de wifi en geluidsoverlast bij een workshop na). De hoopvolle boodschap die we wilden uitstralen is volgens mij ook goed overgekomen en ik heb tot dusver geen kritische geluiden gehoord. Kortom; een dag om als organisatie met trots op terug te kijken!

De organisatie: alleen maar vrijwilligers

Net als vorig jaar bestond de gehele organisatie uit vrijwilligers. Het merendeel van het werk hebben zij verricht in de avonduren. Ook alle workshopleiders hebben - op reiskosten na - kosteloos meegewerkt. We zijn hier bijzonder dankbaar voor omdat het laat zie hoe een collectief van vrijwilligers in staat is om een congres van een behoorlijk niveau op poten te zetten. 

Het werken met vrijwilligers heeft natuurlijk ook beperkingen. Omdat dit vaak gedaan wordt naast andere verplichtingen, kan niet iedereen er evenveel tijd in stoppen. We begonnen de organisatie van Kerk2013 begin 2013 met een groep van 12 mensen. De besluitvorming was democratisch; er was geen projectleider of voorzitter. Al snel bleek dat de groep hiervoor te groot was. Tijdens onze eerste twee bijeenkomsten formuleerden we een basis voor een visie en een thema. Maar daarna bleek het logistiek ingewikkeld om iedereen bij elkaar te krijgen om beslissingen te nemen, waardoor twee maanden verstreken zonder duidelijke progressie. Op dat moment was het voor mij persoonlijk er op of er onder. In een laatste poging om Kerk2013 weer op de rit te krijgen stelde ik voor om met een kleine groep (4 man) verder te gaan, en de andere vrijwilligers weer aan te haken als we concrete taken hadden. Dit pakte goed uit. De kleinere groep kwam over een periode van een aantal maanden elke 2 weken bijeen in Amsterdam, Utrecht of Den Haag. Binnen slechts twee weken hadden we alle grote beslissingen genomen over thema en invulling, en vanaf daar liep het dan ook voorspoedig. In de latere maanden verschoof het 2-wekelijkse overleg van de hoofdorganisatie naar videoconferencing en kwam de gehele organisatie maandelijks bijeen in Utrecht. Omdat we nu een hoop concrete taken hadden, konden alle vrijwilligers eenvoudig aanhaken en oppakken wat haalbaar was voor hen. Uiteindelijk heeft deze opzet gezorgd voor een slagvaardige aanpak waarbij wel een heleboel mensen betrokken waren.

De samenwerking verliep voornamelijk via Google Drive en Kanbanize. Drive werd gebruikt om bestanden te delen en er tegelijk in te werken. Kanbanize werd ingezet om effectief samen te werken, waarbij al onze taken visueel op een bord werden weergegeven. Dit zorgde bovendien voor effectief overleg omdat we simpelweg door de taken op het bord konden lopen in plaats van notulen door te bladeren (die toch niemand ooit leest).

Geen congres, maar een festival

De diversiteit aan workshops was vorig jaar goed bevallen. De traditionele congresopzet, met rondes van workshops, vonden we echter te statisch. Het zorgde bovendien voor veel verkeer in de gangen tussen de rondes, terwijl mensen naarstig zochten naar andere ruimtes. Dit jaar wilden we een meer feestelijke en dynamische vorm gebruiken. Dit sloot wat ons betreft ook beter aan bij de hoopvolle boodschap en de aard van sociale media. We kozen daarom voor een vorm die meer lijkt op dat van een festival, zoals North Sea Jazz. Daar heb je een aantal zalen waarbij de programmering per zaal verschilt. Workshops zouden dan varieren in lengte, en bovendien op andere tijden starten en stoppen. Met deze opzet hoopten we dat mensen meer rond zouden gaan kijken, zelfs zouden wisselen tussen workshops. Net als bij echte festivals, waarbij je van tevoren vaak vaststelt welke artiesten je wilt zien. Bovendien leende het thema zich uitstekend voor wat bijzondere elementen die je traditioneel niet op een congres vindt, zoals een band en een professionele barista (iemand die uitstekende cappuccino's en espresso's maakt). Het uitreiken van de Webfish Awards sloot hier natuurlijk ook mooi op aan, en werkte veel beter dan het Forum 3.0 van vorig jaar.

Ondanks de aantrekkelijkheid van deze opzet, waren we ons bewust van twee mogelijk problemen. Ten eerste vroegen we ons af of mensen hun weg wel zouden gaan vinden in het grote aantal workshops. Ten tweede benadrukte de opzet het belang van tijdig stoppen en beginnen van de workshops. Anders zou de hele programmering in de war lopen. Uiteindelijk lag de oplossing in een kleine groep vrijwilligers die dit op zich heeft genomen en, als zaalwachten, fantastisch werk hebben verricht. Mijn indruk was dat mensen over het algemeen goed hun weg in het programma konden vinden, en dat de opzet zorgde voor een ontspannen en levendige sfeer. Er was tenslotte altijd beweging.

Ticketverkoop via nieuwe media

In de maanden voorafgaand aan Kerk2013 hebben we uitsluitend gebruik gemaakt van sociale media om Kerk2013 onder de aandacht te brengen. We maakten daarbij voornamelijk gebruik van Twitter, Facebook en onze website. Net als vorig jaar was het prachtig om te zien hoe onze workshopleiders zich als ambassadeurs opstelden en onze berichten actief verspreiden in hun eigen netwerk. Deze inktvlekwerking zorgde ervoor dat we het gros van onze tickets al was verkocht voordat we de laatste maand in gingen. Pas in oktober hebben we meer traditionele media benaderd, zoals kerkbladen en kranten. Uiteindelijk heeft dit niet bijzonder veel extra verkochte tickets opgeleverd. Dit laat maar eens te meer zien hoe krachtig sociale media kunnen zijn in het verspreiden van een evenement. Het heeft ons, los van tijd, niks gekost. Aan de andere kant lopen we wel het risico dat we teveel op een 'in-crowd' richten. Zeker met het oog op het verbreden van de doelgroep zou het goed zijn om in de toekomst meer aandacht te besteden aan het bereiken van mensen die niet op sociale media zitten.

Overigens is het gebruik van een jaartal in je Twitternaam of Facebookprofiel geen goed idee. Het werkte behoorlijk verwarrend dat mensen @Kerk2012 moesten gaan volgen om op de hoogte te blijven. Een duidelijk verbeterpunt!

Sponsoring

Kerk2013 zou niet mogelijk zijn geweest zonder onze sponsoren. Onze vier hoofdsponsoren - de PKN, NowOnline, ISI Media en de PGU - hebben, net als vorig jaar, voornamelijk geholpen met de locatie, aankleding, programmering en ondersteuning bij communicatie. De grootste kostenposten zijn hierdoor weggenomen. Onze andere sponsoren - OVAS, Studio Fonkel, Ark Mission, Windesheim en De Zalige Zalm - hebben bijgedragen aan het budget. Bijzondere vermelding gaat ook naar Laurens Verwijs, die bijzonder veel tijd heeft gestopt in het maken van een mooie openingsanimatie, en Kaj van der Plas, die de dag heeft afgesloten met een prikkelend verhaal over sociale media.

En verder?

Veel mensen hebben gevraagd of er een Kerk2014 gaat komen. Die kans is er zeker! Net als bij Kerk2013 hangt dit wel af van de vrijwilligers die aanhaken. Uiteindelijk is de groep mensen die het congres organiseert geen vaste groep. Maar wees gerust, je gaat zeker meer van ons horen. Want het organiseren van Kerk2013 was tenslotte een groot feest. Het is werkelijk bijzonder om zoveel mensen bij elkaar te brengen om te praten over zulke belangrijke onderwerpen als de toekomst van de kerk en de rol die sociale media daarbij vervullen. Dat kunnen we, wat mij betreft, niet vaak genoeg doen,

p.s: en als je nog tips hebt, zet ze zeker in de comments!

De foto's zijn gemaakt door mijn vriendin en uitstekende fotografe, Lisanne Lentink.

Christiaan Verwijs
Christiaan Verwijs

Scrum Master, Trainer, Developer & founder of Agilistic